5 gode råd, inden du vælger leasingsystem

Det er altid en udfordring at vælge et nyt administrativt system, og du har sikkert allerede forudset alle de store faldgruber og fælder, så du føler dig rustet til at træffe det rigtige valg. Men vores erfaring siger os, at der alligevel er essentielle forhold, der skal være på plads, inden det rigtige valg kan træffes.

I Fiftytwo har vi mere end 25 års erfaring som sparringspartner for vores kunder, og vi har derfor samlet disse værdifulde erfaringer i 5 betydningsfulde råd, som giver dig de bedste forudsætninger for at vælge det helt rigtige leasingsystem. Blogpostet er tænkt som inspiration til de faser, du skal igennem i forbindelse med udvælgelsesprocessen.

1. Leverandørvalg

Det er vores erfaring, at virksomheder ofte vælger en løsning fremfor en leverandør og derfor ikke foretager den nødvendige research af begge aspekter. Mange oplever dog kedelige spor efter leverandører, der burde have været udvalgt ud fra de samme strenge kriterier som selve systemet. Det er vigtigt, at leverandøren har en vis størrelse, både i forhold til antallet af medarbejdere, der kan stå inde for at løse opgaven, og i forhold til økonomi til at stå imod i ”al slags vejr”, så du kan føle dig sikker på, at en given leverandør også er her efter fx en finanskrise.

Leverandørens størrelse har også stor indflydelse på stabilitet. Ikke alene, når det gælder drift og vedligehold, men også udvikling og leverance, som alle er discipliner, du som kunde løbende har i spil i større eller mindre omfang. Størrelsen gavner kun, hvis de samtidig har fokus på kvalitet, og derudover er der mange facetter, der kan få betydning for et fremtidigt samarbejde. Leverandøren skal kunne tiltrække og fastholde de nødvendige ressourcer på flere parametre, herunder kompetencer, erfaring og sprog, og optimalt bør leverandøren være placeret i Danmark. Disse forhold har alle indflydelse på leverancekvalitet og leveringshastighed.
Den daglige model for samarbejdet har stor betydning for selve udbyttet, så du både føler dig hørt og forstået og samtidig oplever en velvillighed til sammen at løse jeres fælles opgaver. Som kunde bør du og dine behov altid være i centrum. Leverandøren skal være opmærksom på, at det handler om effektivisering og optimering i alle led og samtidig kunne levere kvalitet til tiden.

Det er et plus, hvis leverandøren kan fungere som sparringspartner på din software og et endnu større plus, hvis de også kan sparre med dig omkring din hardware.

Alt i alt handler det alt sammen om sikkerhed for fremtiden både på support og den daglige driftsassistance med løbende opgraderinger af dit leasingsystem. Derudover handler det også om at få den rette rådgivning ved nyanskaffelser og udvikling af ny funktionalitet.

2. Compliance

I en tid med flere afsløringer af store uregelmæssigheder i kontrollen med pengestrømme i den finansielle sektor, udvikler reguleringen sig voldsomt både nationalt og i EU.

Det har bragt compliance øverst på dagsordenen i de fleste finansielle virksomheder, hvor vigtigheden af systemer, der understøtter den stigende kontrol og rapportering, aldrig har været større.

Den største bølge har uden tvivl været indførelsen af GDPR-regulativet, som har betydet store omlægninger af eksisterende rutiner, arbejdsgange og systemer som eksempelvis:

• Detaljeret og central styring af brugeradgang med logning og sporbarhed
• Oprydning, sletning og udlevering af data på sikker vis
• Kryptering af opbevarede data
• Uddannelse af medarbejdere i GDPR-lovgivningen og compliance
• Forskellige krav til indhentning af informationer, kontrol af oplysninger og tjek af data, som kræves.

Dette forudsætter en systemarkitektur, der grundlæggende er designet til de høje krav helt ud i de enkelte funktioner i leasingsystemet, så du som bruger støttes til at overholde love og forordninger og dermed at være compliant.

Det er derfor af afgørende betydning ved valg af leasingsystem, at løsningen overholder de krav, der findes i dag og har procedurer og garantier for løbende at udvikle systemet til at imødekomme nye krav og forordninger. Det har nemlig ikke alene indflydelse på, hvorvidt din virksomhed kan leve op til de mange høje krav, men også hvorvidt du kan få det så let og smidigt, og dermed anvende færrest mulige ressourcer til altid at være compliant.

Sidst, men ikke mindst bør du sikre dig, at din leverandør lever op til de højeste standarder via certificeringer og erklæringer som eksempelvis en Data Protection Agreement (DPA) og Industrial Security Appliance 3000 (ISA3000) udarbejdet af en ekstern revisor.

3. IT-sikkerhed

Alle data, der gemmes, er naturligvis vigtige at sikre, og i en leasingforretning er der et øget behov for at tænke sikkerhed både i det leasingsystem, du overvejer, men også i den IT-infrastruktur, som leasingsystemet kræver i driftsituationen.

Bygger leasingsystemet på udbredte standarder fra anerkendte leverandører, som kan levere en sammenhængende og integreret arkitektur hele vejen fra det underliggende operativsystem over database til udviklings- og produktionsmiljøer, så din virksomhed har styr på alle niveauer i løsningen? En sådan sammenhængende arkitektur tilbyder ofte også en central brugerstyring, som giver mulighed for at styre hver enkelt brugers profil meget detaljeret i forhold til alle lag i arkitekturen. Dermed har virksomheden bedre mulighed for at leve op til selv de skrappeste krav til sikkerhed omkring brugere og data.

Det er også væsentligt at få afdækket, om hele løsningen kan installeres lokalt (on-premise), så der er fuldstændig styr på sikkerheden, eller om hele eller dele af løsningen skal køre i en cloud og derfor kræver særlige forholdsregler for at tilbyde samme sikkerhedsniveau. Funktionaliteten i et leasingsystem komplementeres ofte af 3. partsprodukter til fx styring af opkrævninger, betalinger, dokumenthåndtering, kreditoplysninger etc. Her er det vigtigt, at kommunikationen til og fra disse 3. partsprodukter er sikker og krypteret – især for de 3. partsprodukter, der afvikles uden for virksomhedens interne miljø, hvor andre styrer sikkerheden.
Det er naturligvis også en forudsætning, at leverandøren af leasingsystemet, har valgt 3. partsprodukter, der lever op til de samme sikkerhedsforskrifter, som er gældende for leasingsystemet fx med fuld integration inkl. sikker kommunikation.

Det er også vigtigt at tjekke sikkerhedsniveauet i leverandørens supportfunktion, så der kan ydes fjernsupport over sikre og krypterede linjer som fx TeamViewer e.l. værktøjer. Her er det også afgørende, at supporten udføres af supportkonsulenter, der er bekendte med de fælles sikkerhedsforskrifter som din virksomhed og din leverandør er blevet enige om.

4. Driftstabilitet

Et godt leasingsystem er kun rigtig godt, når det kører uden problemer. Derfor er det er det væsentligt at tage et kig på de driftsstabiliserings- og optimeringsmuligheder, der tilbydes til leasingsystemet. På den måde kan du løbende forbedre systemets performance og afviklingshastighed – både i selve applikationen, men også i infrastruktur som nøgler og indekser i databasen og netværk m.m.

Som med sikkerheden i foregående afsnit starter det med en stabil platform for drift, hvor de indgående komponenter som operativsystem, database, klienter, kommunikation og integration helst skal være en integreret arkitektur, som har bevist sin driftsstabilitet.

Skulle uheldet være ude, så der opstår behov for support din leverandør, er det vigtigt, at de yder support på det kørende system i arbejdstiden og om muligt udfører vedligehold uden, at produktionen skal stoppes.

Dernæst er det afgørende, at der omkring leasingsystemet kan etableres automatiseret backup og redundans på både database og applikationsserver efter behov. På den måde vil leasingsystemet og de forretningskritiske data altid være tilgængelige gennem failover-systemer, der kan tage over, hvis de primære systemer svigter.

5. Udrulning og driftssupport

Med det rigtige leasingsystem, på den rigtige platform, i den rigtige infrastruktur, har du nu kun tilbage at implementere, uddanne og drifte. Læs også “Lease Management – Hvilken IT-infrastruktur bør jeg vælge?”

Her kan man få stor glæde af at finde en leverandør, der allerede har etableret et veldefineret implementeringsforløb under en standardiseret projektmodel, så du hurtigt kan sætte et sikkert implementeringsprojekt sammen og gå i gang.

I udrulningsmetoden skal der også være plads til at vurdere eventuelle features, som kræver kundespecifikke tilpasninger. Disse kundetilpasninger skal desuden helst kunne udføres på en måde, som ikke lægger hindringer i vejen for fremtidige opdateringer af standardsystemerne og eventuelle 3. partsprodukter.

Det er naturligvis interessant at finde en leverandør, der stiller et kundeteam op omkring din virksomhed, som udvalgte superbrugere kan kontakte efter behov – også onsite. Det er dog mindst lige så værdifuldt at finde en leverandør, som har online opgaverapporterings- og styringssystemer, så din virksomheds superbrugere kan rapportere og dokumentere direkte i systemet. Det betyder nemlig, at din leverandør efterfølgende kan opdatere de indrapporterede udviklings- og statusopgaver, så du selv kan følge fremdriften på servicesagerne online.

Har din virksomhed særlige supportbehov fx uden for almindelig kontortid, eller ved særlige lejligheder, er det ligeledes en god idé at undersøge mulighederne for udvidet support.

Konklusion

Der er mange faktorer at tage højde for, og det kan være svært at prioritere, når der skal vælges et leasingsystem. Vi har baseret de 5 gode råd på de faktorer, som erfaringsmæssigt ikke altid kommer med på prioriteringslisten over krav. Krav, som kan have helt afgørende indflydelse på succesen i et efterfølgende implementerings- og driftsprojekt.
Held og lykke i jeres udvælgelsesproces.

Vil du vide mere om 52LEASING?

Jeg kan give dig en grundig gennemgang af de centrale områder i løsningen og demonstrere, hvordan det kan optimere din forretning.