Formålet med et automatiseret flow til opgavestyring er kort sagt at få dig og dine medarbejdere nemmere, hurtigere og mere fejlfrit fra A til B. Jeres opgaver opsættes og organiseres i et flow, så I altid ved, i hvilken rækkefølge opgaverne skal løses og hvem, der er ansvarlig for at løse den enkelte opgave. På den måde får I et transparent overblik over jeres virksomhed.
I dette blogpost dykker vi yderligere ned i, hvilke konkrete fordele automatiserede flows kan bringe dig, der driver en leasingforretning.
1. Menneskelige fejl minimeres
Først og fremmest er et opgaveflow med til at minimere menneskelige fejl. Med flowet har du og dine medarbejdere det fulde overblik over hvert eneste trin i håndteringen af hver enkelt leasingaftale. Det fremgår tydeligt hvem af jer, der er ansvarlig for løse opgaven, og hvad det kræves at løse den. Skulle der alligevel opstå fejl, vil det nemt kunne udpeges i flowet, hvor denne er opstået, så I hurtigt kan rette op på den. I leasingbranchen, hvor der findes et hav af komplicerede regler, er et overblik som dette utrolig vigtigt for, at der så vidt muligt ikke opstår fejl, der kan koste jer dyrt. Det kan for eksempel være, at du i en leasingaftale ikke får afmeldt en bil hos SKAT inden skattedatoen er overskredet.
2. Øget produktivitet
Når din opgavestyring er automatiseret, vil du opleve, at en del manuelle arbejdsopgaver forsvinder. Det kan for eksempel være at sende emails og opdatere oplysninger i forskellige værktøjer. Du minimerer herudover sandsynligheden for, at en opgave falder ned mellem to stole. Det er altid tydeligt, hvem der varetager hvilke opgaver og om de er varetaget.
3. Overflødige opgaver reduceres
I mange virksomheder udføres der dagligt en del unødvendige og overflødige opgaver. Med et opgaveflow får du et overblik over, hvilke opgaver, der er af denne karakter og bør elimineres, så du til sidst kun står tilbage med de nødvendige. Når du har elimineret de overflødige opgaver i processen, frigiver du tid til at fokusere på andre vigtige opgaver såsom at yde den bedste service overfor dine kunder, hyre de bedste medarbejdere og forbedre din forretning.
4. Kommunikationen forbedres
Du har sikkert oplevet, at en besked, der skal forbi flere forskellige personer har det med at ændre sig undervejs. Dårlig kommunikation er et almindeligt problem på arbejdspladsen, og det kan have store konsekvenser. Ifølge en artikel fra Harvard Business Review er kommunikation på arbejdspladsen kritisk, fordi den påvirker alle aspekter af virksomheden.
Der kan nemt opstå konflikter på baggrund af miskommunikation, hvor du og dine medarbejdere risikerer at blive uenige, selvom I har det samme mål. Med et opgaveflow synliggøres processer og ansvarsfordelingen, hvilket utvivlsomt vil have en positiv indvirkning på problemstillinger som ovenstående.
5. "Micro-management" undgås
Det er de færreste medarbejdere, der nyder at føle sig overvåget, og ligeledes de færreste ledere, der nyder at overvåge deres medarbejdere. Faktisk viser studier, at micromanagement er en af de hyppigste årsager til at forlade et job. Med et opgaveflow er opgaverne tydeligt formuleret og fordelt på dine forskellige medarbejdere. Ingen er i tvivl om, hvem der gør hvad, hvornår. Der sættes ikke spørgsmålstegn ved hvad næste skridt er, og lederen behøver derfor ikke i samme grad være inde over medarbejderens udførelse af opgaven. Det vil uden tvivl påvirke arbejdsglæden positivt og formentlig have en positiv indflydelse på lederen og medarbejderens forhold til hinanden.
6. Onboarding af nye medarbejdere bliver nemmere
Et opgaveflow betyder også, at onboardingen af nye medarbejdere bliver hurtigere og nemmere. Med det overblik opgaveflowet giver er dine nye medarbejdere fra starten klar over, hvilke arbejdsopgaver der tilhører dem, og hvordan de skal udføres. Det betyder, at de i langt hurtigere grad er klar til at springe på toget (din forretning), og bidrage positivt til udvikling og vækst.
7. At arbejde hjemmefra bliver nemmere
Mange mener, at fremtidens arbejde bliver en hybrid mellem ude og hjemme. En undersøgelse viser, at hver tredje dansker ønsker at arbejde mere hjemme end før pandemien. Det er derfor vigtigt, at du skaber de bedste forudsætninger for, at dine medarbejdere kan arbejde hjemmefra. Et opgaveflow bidrager til et effektivt team-samarbejde uanset, hvor den enkelte kollega befinder sig.
8. Kundeservicen forbedres
Som tidligere nævnt får du med et opgaveflow frigivet tid til andre vigtige opgaver – for eksempel kundeservice. Uden kunder har du ingen forretning, og derfor er det selvfølgelig yderst vigtigt, at kundeservicen er tip top. Desværre kan kundeforespørgsler og - klager nemt drukne i de uoverskuelige, manuelle opgaver, der opstår når du ikke har det fulde overblik over processerne i din forretning.
Det kan resultere i utilfredse kunder, der som et følge heraf vælger at lease et andet sted. Med et opgaveflow vil det blive nemmere for dig og kollegaer hurtigt at vende retur på kundernes forespørgsler/klager.
Hvordan kan vi hjælpe dig?
Med Fiftytwo’s leasing-system, 52LEASING opsættes og organiseres dine opgaver i et fleksibelt flow, hvor det ikke er muligt for dig og dine medarbejdere at fortsætte til næste opgave, før der er blevet sat tjek ved den forrige. På den måde kan du sikre dig, at du og dine medarbejdere altid gennemfører alle de nødvendige opgaver inden for hver enkelt leasingaftale.
En del af opgaverne løses automatisk, idet det kan være at sikre, at bestemte oplysninger er indtastet på et skærmbillede. Er oplysningen registreret, forsvinder opgaven automatisk. Andre opgaver kan være af manuel karakter, og her skal der positivt tages stilling til, at opgaven er udført.
Har du spørgsmål eller er interesseret i at høre mere om 52LEASING, er du meget velkommen til at kontakte mig.